PROMODEF dispose d’un manuel de Gestion Administrative et Financière qu’elle a élaboré depuis 2008, qui définit les attributions et les procédures en matière administrative et de gestion financières des fonds. L’ONG, dispose d’un compte bancaire pour chaque partenaire financier. Tous les chèques et virements de fonds sont remis dans le compte bancaire ouvert au nom du partenaire. Elle dispose également de ressources humaines, capables de mener à bien la comptabilité du projet et de produire des rapports financiers conformes. Des livres comptables sont ouverts pour l’enregistrement de toutes les opérations (journal de caisse et Banque, des fiches de suivi comptable).
La petite caisse est alimentée par un montant maximum conforme aux normes des partenaires, ces dépenses sont comptabilisées dans le brouillard de caisse.
La codification comptable est faite telle qu’indiquée dans le budget.
A la fin de chaque mois, le comptable réclame à la banque un relevé bancaire pour faire la conciliation bancaire et joint le rapport de conciliation bancaire, et toute irrégularité rencontrée est signalée. La production des rapports financiers incluant toutes les pièces justificatives est faite par le comptable avec l’accompagnement de la trésorière
